3 cruciale succesfactoren voor een goede werkomgeving (deel 2)
Verschillende soorten werktypes op één werkplek
Bij het vormgeven van de ideale werkomgeving is het allerbelangrijkste dat je kijkt wie de gebruikers zijn. Als je wilt dat de werkplek bijdraagt aan het succes van de medewerkers en hierbij het succes van het bedrijf, zal je eerst moeten nagaan wat hun wensen zijn voor de werkplek.
Naast dat er verschillende functies op de werkplek samenkomen, zijn er ook verschillende persoonlijkheden. Niet iedereen is het meest productief in een gesloten werkruimte met kantoorhokjes. We kunnen drie typen medewerkers onderscheiden:
De vlinder: Deze persoon werkt het beste samen en spendeert tijd tussen haar bureau, de gemeenschappelijke ruimtes en vergaderruimtes. Ze is vaak erg betrokken bij collega’s.
De onafhankelijke: De creatieve van het stel heeft een plek nodig om zich af te zonderen. Deze rustige plekken zijn nodig voor opperste concentratie.
De nomad: Deze persoon kan overal werken maar werkt het liefste in gemeenschappelijke ruimtes.
Om te kunnen voldoen aan deze verschillende werkstijlen, moet je als facility manager een werkomgeving aanbieden die dit mogelijk maakt. Zo ontstaan er individuele werkplekken, gemeenschappelijke werkruimtes en vergaderruimtes in één werkomgeving. Deze hybride werkruimte heeft ook baat bij concentratieruimtes waarbij er een afscheiding is tussen de verschillende bureaus. Ook het aanbieden van werk op afstand, helemaal tijdens een pandemie, is cruciaal.
Open, teamverband en privacy
De werkplek waar mensen werken heeft dus veel invloed op hun productiviteit, prestaties, motivatie en geluk. Het ontwerp van het kantoor kan hét verschil maken voor werkgevers en het is aan facility managers om te helpen de best mogelijke werkplek te creëren.
In de vorige alinea heb je kunnen lezen dat er drie persoonlijkheidstypen zijn om rekening mee te houden. Hier ontstaan verschillende werkplekken uit:
Open werkplekken
Hoewel open werkplekken niet het overgrote deel van de mogelijke werkruimte in beslag zou moeten nemen, is het hebben van deze werkplekken belangrijk genoeg. Toch moet je rekening houden met het feit dat open werkplekken de productiviteit van medewerkers kan verlagen. Waak er als facility manager dus voor dat de open werkplekken geen negatieve invloed hebben op de kwaliteit van werk dat er wordt geleverd. Medewerkers die niet snel afgeleid raken en het prettig vinden om in een open en grote ruimte wat werk te kunnen doen zullen de open werkplek ideaal vinden.
Gebruik: voor werk dat minder aandacht en privacy vereist, om sociale contacten te leggen met collega’s van andere afdelingen of om gewoon de mogelijkheid te hebben om op verschillende werkplekken te kunnen werken.
Voordelen: het is een flexibele ruimte waar iedereen zou kunnen werken en er zijn geen belemmeringen voor communicatie. Dit kan de band tussen verschillende teams of afdelingen versterken.
Stilteruimtes
Is er werk dat veel concentratie vraagt of heeft een werknemer behoefte aan rust tijdens het werken? Dan zijn stilteruimtes onmisbaar. Elke werknemer moet de mogelijkheid hebben om zich terug te kunnen trekken. De ene medewerker is gevoeliger voor prikkels dan de ander en zal eerder behoefte hebben aan wat tijd zonder overlast van geluid.
Gebruik: voor werk dat veel aandacht vraagt, voor het terugtrekken als daar behoefte aan is of voor werk wat veel privacy vereist.
Voordelen: het biedt medewerkers een plek om zich volledig af te kunnen zonderen en te concentreren op het werk. Ook kunnen ze zich hier terugtrekken als ze behoefte hebben aan minder prikkels en afleiding.
Samenwerkplekken
Voor de hand liggend, maar daardoor niet minder belangrijk. Ruimtes om te kunnen samenwerken in (klein) teamverband. Het hebben van deze vergaderruimtes zijn ideaal om groepsdiscussies te vergemakkelijken, klanten te ontvangen of kleine presentaties te geven. Hier kunnen bijvoorbeeld beamers, whiteboards of andere presentatiemogelijkheden worden opgenomen.
Gebruik: voor samenwerken in teamverband en overleg tussen een kleinere groep mensen. Ook geschikt om presentaties te geven aan een team.
Voordelen: kan samenwerken in groepsverband versterken omdat de ruimtes meestal een informeel karakter hebben. Daarnaast kan het ook gebruikt worden voor brainstormsessies doordat er tekenstandaards, post-its, whiteboards en beamers aanwezig zijn.
Vergaderruimtes
Deze ruimtes zijn bedoeld voor geplande vergaderingen met groepen en heel geschikt voor vertrouwelijke vergaderingen. Verder kunnen hier ook presentaties gegeven worden of klanten worden ontvangen. Belangrijk is om in deze ruimtes niet te veel glas te gebruiken omdat dit afleiding tot gevolg kan hebben en het gevoel van privacy verminderd.
Gebruik: vergaderingen, het ontvangen van klanten en het geven van presentaties waar een hoger niveau van privacy is vereist.
Voordelen: multifunctionele ruimte omdat het voor zowel vergaderingen kan worden gebruikt die privacy vereisen eveneens als stilte werkplekken wanneer de andere stilteruimtes bezet zijn.
Licht, lichter, lichtst
Slechte verlichting wordt nog vaak over het hoofd gezien op de werkplek wanneer we het hebben over het creëren van de ideale werkomgeving voor medewerkers. Maar vergeet niet dat slechte verlichting gepaard gaat met gezondheidsklachten, zowel lichamelijk als geestelijk, bijvoorbeeld vermoeide ogen, hoofdpijn, stress en angst.
Wanneer we de meeste tijd doorbrengen in kunstlicht zal dit een averechts effect hebben op de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers. Uit onderzoek van Staples is gebleken dat 80% van de ondervraagden de hoeveelheid en het soort licht op de werkplek zeer belangrijk vinden.
Daarnaast kan een tekort aan vitamine D een negatieve invloed hebben op je stemming en speelt het een cruciale rol in de ontwikkeling en onderhoud van je hersenen. Vitamine D tekort komt steeds vaker voor omdat we zowel thuis als op de werkplek te weinig in natuurlijk licht komen. Lage vitamine D niveaus worden in verband gebracht met een slecht humeur, slechte concentratie en andere mentale klachten. Met slechts 13 minuten zon per dag kun je een redelijke hoeveelheid vitamine D binnenkrijgen om dit tegen te gaan.
Licht is dus belangrijk in de werkplek, maar hoe zorg je voor voldoende licht op de werkplek? Er zijn een aantal manieren om dit te verwezenlijken:
- Zorg voor voldoende indirecte verlichting. Op kantoor moet minimaal één plafondlamp zijn om in de wintermaanden voor een constante basishelderheid te zorgen.
- Bureaus moeten, voor zover het kan, zo dicht mogelijk bij de ramen worden geplaatst. Ook tijdens de lunchpauze moeten werknemers naar buiten kunnen gaan om wat zonlicht te krijgen. Stimuleer dit door de bedrijfskantine in de ruimte te doen waar veel ramen zijn en bij voorkeur een gemakkelijke deur om naar buiten te gaan. Om moeten lopen om een luchtje te scheppen weerhoudt medewerkers er vaak van om dit te doen.
- In de wintermaanden is er minder licht van buiten, dus zijn lampen op en rondom de bureaus die niet verblinden of reflecteren op het scherm nodig. Denk bijvoorbeeld aan flexibele, draaibare vloerlampen omdat deze zonder moeite naar wens kunnen worden neergezet. Daglichtlampen stralen een gunstiger licht uit dan de traditionele bureaulampen. Dit komt omdat diffuus kunstlicht de ogen sneller belast, wat weer vermoeidheid en hoofdpijn kan veroorzaken.
- De positie van de computer tegenover het licht heeft ook invloed op medewerkers. De laptop of computer moet zo geplaatst worden dat er geen zonlicht op het scherm kan vallen. Als er veel ramen op kantoor zijn, zorg dan dat het scherm met enige afstand van het raam geplaatst wordt. Lichte zonwering kan in de zomermaanden direct zonlicht dempen wanneer het licht te dominant is en het in de ogen van de medewerkers komt.
Gezondheid en werkplek
Gezondheid en productiviteit vormen samen twee van de drie cruciale succesfactoren van de ideale werkomgeving. Deze twee gaan dan ook hand in hand en kunnen absoluut niet zonder elkaar. De verschillende soorten werkplekken hebben direct invloed op de gezondheid van medewerkers en zo ook het lichtgebruik in de ruimtes. Het is dan ook belangrijk om te weten dat je geen gezonde kantooromgeving kunt ontwikkelen door alleen de bedrijfskantine aan te pakken of alleen te zorgen voor meer daglicht. In deel 3 bespreken we de laatste succesfactor: de veilige werkplek. Sinds de pandemie is dit belangrijker dan ooit en we zullen je vertellen hoe je een veilige werkplek als facility manager kunt verwezenlijken.
