Is jouw gebouw al een plek waar werknemers zich comfortabel en veilig genoeg voelen om te werken? Een veilige werkomgeving is essentieel om werkzaamheden soepel en zonder gevaar uit te voeren. In dit artikel lees je 7 tips om je gebouw tot een veilige werkplek te maken.
Wat is een veilige werkplek?
Veiligheid op de werkvloer omvat alle factoren die van invloed zijn op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van medewerkers. Denk aan rookmelders, EHBO-koffers, vluchtroutes en noodverlichting. Ook het werken met middelen die veilig en goedgekeurd zijn (zoals machines en apparaten), dragen bij aan een veilige werkomgeving evenals veilige omgang met de middelen. Dit bereik je door een heldere voorlichting en duidelijke instructies omtrent het gebruik en schoonmaak van de middelen. Veilig kunnen werken gaat hand in hand met productiviteit, de werksfeer en behoud van personeel en is dus noodzakelijk om aandacht aan te besteden. Zowel werkgevers als werknemers zijn hiervoor verantwoordelijk.
Hoe zorg ik voor een veilige werkplek?
1. Zorg voor een bemande receptie
De receptie is als de voordeur van je huis. De medewerkers van de receptie zien iedereen in het gebouw komen. Gasten die het gebouw betreden dienen zich eerst te melden bij de receptie. Dat geeft een groter gevoel van veiligheid, omdat ze kunnen voorkomen dat niet-welkome gasten het gebouw verder betreden. Ook is de receptie de plek waar snel contact opgenomen kan worden met belangrijke partijen in een noodcommunicatieketen.
2. Vermijd ad-hoc beleid
Correct handelen wordt in stressvolle situaties vaak vergeten. Facility managers reageren veelal ad-hoc wanneer zich een veiligheidsprobleem voordoet. Als je liever wilt voorkomen dan genezen, is het belangrijk dat er proactief gehandeld wordt, ook in moeilijke situaties. Het eerst doen en dan pas nadenken is vaak toe te wijzen aan het ontbreken van een calamiteitenplan (zie tip 7). Wil je dit veranderen dan is het van belang om tijd te steken in het analyseren van mogelijke risico's en het juist handelen in deze situaties. Breng structuur aan in het reageren op veiligheidsproblemen, neem eerst een stap terug en bespreek de situatie. Je weet dan zeker dat je beter kunt anticiperen en handelen.
3. Regel de veiligheid integraal
De veiligheid van het gebouw kan het beste organisatiebreed geregeld worden. Niet iedereen heeft hetzelfde beeld bij “veiligheid op de werkvloer”. Een manager of werknemer die zich bewust is van de risico's gedraagt zich anders dan iemand die dat niet is. Het is de taak van een facility manager om de veiligheid – binnen zijn gebouw – breed in kaart te brengen en zoveel mogelijk mensen in het gebouw erbij te betrekken. Veiligheid is niet alleen een taak van bijvoorbeeld het management, maar van de gehele organisatie. Door integrale veiligheid te creëren, zorg je ervoor dat de verschillende betrokkenen met elkaar worden verbonden en dat er in samenhang aandacht is voor de veiligheid van het gebouw en de mensen die er werken of op bezoek komen.
4. Zorg voor toegangscontrole
Om de veiligheid van je gebouw te verbeteren is het inzetten van toegangscontrole een goede zet. Deze controle kan zowel binnen als buiten het gebouw worden gedaan. Er zijn verschillende manieren om toegangscontrole in te zetten: 1. Een bemande receptie zoals ook beschreven staat in de eerste tip. 2. Toegangscontrolesysteem: bepaalde ruimtes (of zelfs het hele gebouw) is alleen te betreden met een toegangspas. Hiermee houd je controle op wie het gebouw binnenkomt. 3. Controle bij de slagboom: de receptie kan hier controleren of de gast daadwerkelijk een afspraak heeft staan met iemand van het bedrijf. Het beste is natuurlijk om alledrie de toegangscontroles in te zetten. Des te meer hordes ongewenste gasten moeten nemen om een gebouw binnen te treden, des te kleiner de kans dat ze het zullen proberen.
5. Maak gebruik van inbraakalarmsystemen
Door een inbraaksysteem te installeren voorkom je naast de materiële schade ook emotionele schade en een gevoel van onveiligheid. Een inbraakalarmsysteem geeft namelijk meer rust bij de gedachte dat niemand ongezien of ongehoord de werkplek kan binnentreden. Ook heeft het een preventieve werking, doordat het inbrekers afschrikt als er duidelijk is vermeld dat je gebouw uitgerust is met een alarmsysteem. Mochten inbrekers toch een poging wagen, dan worden autoriteiten direct op de hoogte gebracht van deze inbraak.
6. Vergaar kennis over veiligheid
Veiligheid is niet meer weg te denken als onderdeel van de rol als facility manager. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor de preventie van onveilige situaties, je hebt een leidende rol voor alles omtrent veiligheid. Van inbraakdetectie, tot de toegangscontrole en de beveiliging van en rondom het gebouw. Het is dus belangrijk om jezelf te blijven bijscholen op het gebied van veiligheid. Je vergroot hiermee niet alleen je veiligheidsbewustzijn, je doorbreekt ook patronen die onveilig gedrag in stand houden. Dat is een continu proces omdat er zich altijd nieuwe situaties zullen blijven voordoen. Ga hier actief mee aan de slag en je leert signalen beter oppikken waardoor je steeds beter in staat bent om deze om te zetten naar een alerte en bewuste reactie op een onveilige situatie.
7. Stel een calamiteitenplan op
Door een calamiteitenplan op te stellen, bereid je je zo optimaal mogelijk voor op onvoorziene situaties. Calamiteiten kunnen nooit helemaal vermeden worden, maar de manier waarop je ermee omgaat heeft wel invloed op hoe groot de gevolgen kunnen zijn. In een calamiteitenplan wordt duidelijk welke maatregelen je moet treffen om het bedrijf, de medewerkers en jezelf in veiligheid te brengen. Dit slaat niet alleen op grootschalige rampen, maar ook op bijvoorbeeld een uitslaande brand of lekkage. In het plan komt naar voren welke scenario's in werking treden en wie er verantwoordelijk zijn als er bepaalde calamiteiten zich voordoen. Op die manier beperk je zoveel mogelijk bedrijfsschade en menselijk leed.
Hulp nodig bij het creëren van een veilige werkplek?
Ga binnen jouw organisatie na welke aanpassingen jij kan doen om je gebouw tot een veilige werkplek te maken. Neem bovenstaande tips mee. Heeft jouw facility afdeling behoefte aan hulp bij het realiseren van een veilige werkplek? Vebego Facility Solutions denkt graag met jullie mee!
