3 cruciale succesfactoren voor een goede werkomgeving (deel 3)

Een schone werkplek

Het hebben van een schone werkplek klinkt niet meer dan normaal. Toch is er extra focus op komen te liggen door de huidige pandemie. Een minder schone werkplek werkt niet alleen demotiverend, het kan ook de kans vergroten op de griep en dat is wat je juist wilt voorkomen. Om medewerkers een veilig gevoel te geven wanneer ze terugkeren naar kantoor zijn er een aantal dingen die je als facility manager kunt doen.

Oppervlakten schoonmaken

Zorg dat meerdere malen per dag de oppervlakten die vaak met handen worden aangeraakt grondig worden gereinigd. Dit zijn plekken zoals deurklinken, trapleuningen, sanitair, kranen, balies, telefoons en al het andere wat gedeeld wordt met alle gebruikers van het kantoor.

Verhoog schoonmaakfrequentie

Verhoog de schoonmaakfrequentie van de gezamenlijke ruimtes en zorg dat in elke ruimte tissues, desinfecterende gels en doekjes beschikbaar zijn. Ventileer de werkplekken door ramen open te zetten of door gebruik te maken van aircosystemen.

Reinigingsgel voor elke medewerker

Zorg dat alle medewerkers eigen flesjes reinigingsgel- en doekjes tot hun beschikking hebben. Doordat ze deze op hun werkplek kunnen zetten in het gezichtsveld stimuleert dit het gebruik ervan.

Maak gebruik van sensoren

Om het aanraken van oppervlakten zoveel mogelijk te beperken, kun je gebruik maken van sensoren. Deze sensoren zorgen bijvoorbeeld voor het automatisch openen van deuren, het doorspoelen van het toilet of het stromen van de kraan.

Goede ventilatie

Ventilatie speelt een grote rol als we het hebben over het tegengaan van het coronavirus. Een permanente luchtverversing is nodig voor goede ventilatie in elke ruimte op kantoor. Dit zijn een aantal maatregelen die je kunt treffen als we het hebben over goede ventilatie.

Verse luchttoevoer – dit kun je bereiken door gebruik te maken van een mechanisch ventilatiesysteem. Dit is vooral cruciaal in werkruimtes maar meerdere mensen tegelijk aan het werk zijn.

Check de ventilatiesystemen – als je de systemen niet veel hebt gebruikt in de maanden voorafgaand de pandemie, is het verstandig om ze te controleren. Er bestaat een kans dat de luchtfilters na lang uitstaan zijn gaan schimmelen.

Ventileer voor en na een werkdag – zet niet de ventilatiesystemen pas aan wanneer je op kantoor bent. Belangrijk is om dit minimaal twee uur vóór er op kantoor gewerkt wordt te doen en minimaal twee uur nadat er op kantoor gewerkt is. Voor de sanitaire voorzieningen laat je het systeem 24/7 aanstaan.

Maak gebruik van buitenlucht – Ruimtes luchten nadat je er met een groep mensen hebt gezeten helpt om goed te ventileren. Laat ramen en deuren minimaal 15 minuten tegen elkaar openstaan na bijvoorbeeld een vergadering. Dit geldt niet alleen in de zomermaanden, maar straks ook in de wintermaanden.

Voor een goede ventilatie kun je gebruikmaken van sensoren. Deze sensoren meten de temperatuur en CO2 gehalte in een ruimte. Als gevolg van deze metingen kunnen sensoren van een ventilatiesysteem zichzelf aanpassen op het aantal medewerkers die tegelijk in één werkruimte zijn.

Social distance proof

Als facility manager ben je genoodzaakt om het 1,5 meter kantoor zo goed mogelijk te faciliteren. Ook al zullen medewerkers niet fulltime terugkeren naar kantoor, voor de dagen dat ze er zijn is het belangrijk dat ze zien dat hun veiligheid hoog in het vaandel staat. Zo moeten medewerkers op een gepaste afstand hun werk kunnen doen. Dit geldt voor zowel vergaderingen, lunchpauzes als open werkplekken. Er zijn verschillende manieren hoe je je kantoor social distance proof kunt maken.

1. 1,5 meter tussen elke individuele werkplek houden – dit kun je doen door een sticker op de werkplek te plaatsen die niet in gebruik genomen mag worden.
2. Verbreden van looproutes en het aanleggen van éénrichtingsverkeer – op deze manier voorkom je dat werknemers elkaar onnodig kruisen.
3. Kantoorgebruik afstemmen – wie mag er wanneer naar kantoor? Zorg dat afdelingen en teams die elkaar nodig hebben samen op kantoor kunnen werken of samen vanuit huis werken.
4. Shifts in lunchpauzes – verdeel de lunchpauze op in twee of drie momenten van een half uur. Je kunt beginnen van 12:00 – 12:30 en dan de volgende shift om 12:45. Zo blijft er ook ruimte over om de lunchruimte schoon te maken voor de volgende shift.

De gezondheid en veiligheid van je medewerkers waarborg je met deze manieren. In een andere blog geven we je 6 uitgebreide tips om je kantoor social distance proof te maken.

Smart buildings

Een ideale werkomgeving creëer je niet door te doen wat je altijd deed. Innoveren is belangrijk en hiermee bevorder je slim samenwerken, faciliteren en beheren. Een belangrijk kenmerk van een smart building is dat er gebruikt wordt gemaakt van innovatieve digitale technieken om het gebruik en beheer ervan te optimaliseren. Redenen om te innoveren naar een smart building?

• Beter en sneller werk kunnen doen;
• Minder gebruikmaken van energie;
• Een beter idee hebben waar iedereen zich bevindt;
• Efficiëntere verbinding maken met collega’s, relaties en klanten.

De sensoren in een smart building geven inzicht in de bezetting van de werkruimtes, de luchtkwaliteit en het energieverbruik. Deze slimme technologie kan ook ingezet worden tegen de verspreiding van het coronavirus.

Smart buildings om samen te werken

Een werkomgeving die qua temperatuur, luchtkwaliteit, licht en akoestiek helemaal aangepast is op de gebruikers. Sensoren kunnen medewerkers laten weten wat de beste plek is om hun werk uit te oefenen en wat de werkplekbezetting is. Op deze manier helpen sensoren overcapaciteit tegen te gaan en ondersteunt dit het anderhalve meter kantoor.

Sensoren door het hele gebouw

Sensoren in gebouwen bieden vele voordelen, zeker nu in tijden van corona. Het ondersteunt het gevoel van veiligheid wanneer sensoren worden ingezet om aan te geven wanneer het toilet schoongemaakt moet worden. Ook kunnen sensoren laten weten hoe goed de ventilatie is en deze automatisch laten aanpassen op bijvoorbeeld het aantal werknemers in een ruimte. Deze manieren om een veilige en comfortabele werkplek na te streven leidt tot een hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Conclusie

Een veilige werkplek is een uitdaging voor facility managers, maar de positieve gevolgen ervan zijn dat meer dan waard. De drie cruciale factoren voor een ideale werkomgeving vallen allemaal samen: gezondheid, productiviteit en veiligheid.. Je kunt de werkplekken nog zo schoon laten zijn, wanneer de gezondheid van medewerkers niet wordt gestimuleerd, zal dit op lange termijn niks doen voor de medewerkerstevredenheid. Daarnaast wil je dat voor elk type medewerker de juiste werkplek beschikbaar is. Op een veilige werkplek wil je geen overbezetting, maar houd er wel rekening mee dat medewerkers gebruik willen maken van zowel open werkruimtes als gesloten werkruimtes. Met sensoren kun je ervoor zorgen dat medewerkers op de juiste plek op het juiste moment hun werk kunnen uitvoeren. Als al deze drie factoren samenkomen heb je de ideale werkomgeving gerealiseerd.